個人の引越しとは異なり、オフィスを移転する場合には様々な手続きと時間が必要になります。
間違いのないよう、事前にしっかりとオフィス移転の流れを把握しましょう！
今回は移転完了までを6カ月としたスケジュール例をご紹介します。
６カ月前まで
●物件選定・視察
●契約締結
●現オフィスの解約予告通知
オフィスビルの解約予告は大半が6カ月前解約です。
例えば、12月から新オフィスを使用する場合、遅くとも1カ月前の11月から新オフィスの工事が開始できなくてはなりません。
工事には業者選定・発注等の準備が必要となるので、そこから逆算して、各工程のスケジュールを設定しましょう。
なお、移転先候補のテナント募集情報は、この6カ月より前の時点で出揃っている状態となります。
各種工事の手配
●新オフィスのレイアウト等設計
●入居工事詳細設計、コスト調整
●工事発注
新オフィスの設備やレイアウトを決定し、工事や引越しの業者選定を行います(5～4カ月前)。
また現オフィスでは、退去後に物件を借りた時の状態に戻す「原状回復工事」が必要です。
原状回復工事には貸主側とのトラブルが発生しやすいので、なるべく早い段階で工事内容の打ち合わせと手配を進めていきます。
移転前 ～ 移転後
●1カ月より前を目安に入居工事開始
●引越準備
●現オフィスの退去手続き
移転日の2～1カ月前には新オフィスとの契約期間が始まります。
オフィス移転は1日もしくは2日で行い、次の日には営業を再開するのが一般的です。
引越作業は発送・搬入がスムーズに行えるように、社員用に簡単なマニュアルを作成するといいでしょう。
併せて取引先への連絡、公的機関への届け出を進めましょう。
オフィス移転には費用・手間・時間など、移転の準備から完了までに様々な業務が発生します。
「オフィス移転はやることが多くて面倒・・・」
とお悩みの方は、ぜひ弊社にご相談ください！
物件選定から移転後のフォローまで、オフィス移転に関わる業務をトータルサポートしています。
